23.3.2014 TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG

(Những khái niệm mọi người có thế click luôn vào từ đấy để xem , mình đã chèn thêm link để giải thích nghĩa)

Một buổi sáng chủ nhật cuối xuân nhưng cái lạnh vẫn còn làm đủ tê tái mọi người và nó cũng như là một sức nặng kéo mọi người ở lại trong nhà mà không muốn đi ra ngoài đường. Nhưng có hơn 20 người đã có mặt tại MJ cafe để cùng giao lưu và nghe chị Hà chia sẻ tổng quan về quy chế tiền lương.

Tại đây có những anh chị đã đi làm lâu năm, cũng có những anh chị đi làm được vài năm và cũng có cả những người đang chập chững bước vào nghề Nhân sự như mình. Một cô bé với ước mơ được phát triển sâu hơn trong mảng Tuyển dụng – Đào tạo mình đến đây với mục đích được giao lưu và mở rộng hơn thêm về kiến thức thuộc mảng C&B. Qua đây mình đã có được cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về nó – mà thực tế trước đây mình vẫn mơ hồ.

Một bức tranh rất tổng thể về chính sách tiền lương đã được vạch ra. Để có thể hiểu thế nào là chính sách tiền lương thì trước tiên cần phải hiểu được thế nào là chính sách?

·        Thế nào là chính sách?

Chính sách đó là một khái niệm tổng quan bao gồm bên trong đó là 3 khái niệm con: Tập hợp – Cách – Chính.

Với mục đích chính của nó là thiết lập và định hướng. Cấu trúc của nó sẽ bao gồm 3 phần đó là : cơ sở - mục đích; quan điểm – nguyên tắc, ưu tiên – giải pháp.

Nó được biểu hiện bằng nghị quyết, quy chế, quy định hay quyết định. Và các chính sách này do những người có quyền ban hành ra và được mọi người thực thi theo trên cơ sở giám sát có những người được giao thẩm quyền.

·        Chính sách lương là gì?

Tương tự một chính sách lương tại doanh nghiệp nó là tập hợp những quy định về việc trả công cho người lao động.  Được biểu hiện bằng nghị quyết của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên; đó là quy chế về tiền lương, thu nhập, thủ tục trả lương, quy định lương và điều khoản trả công trong hợp đồng lao động.

 Để có thực hiện được một quy chế lương thì doanh nghiệp cũng phải tìm cho mình một số tài liệu như

-        Định hướng hoạt động kinh doanh và chiến lược/ kế hoạch kinh doanh ngắn (>2 năm), trung hoặc dài hạn.

-         Cơ cấu của doanh nghiệp.

-         Các quy đinh của pháp luật về chế độ tiền lương và thu nhập cho người lao động.

-         Tham vấn ý kiến của Công đoàn hoặc tập thể người lao động.

-         Chính sách tài chính kế toán.

-         Quan điểm văn hóa của công ty.

-         Thông tin thị trường lao động  hoặc của đối thủ cạnh tranh.

-         ...

Một chính sách lương đầy đủ sẽ được viết theo mô hình 5W3H2C, nghĩa là:

-                 Đầu tiên nó phải trả lời được câu hỏi “Why” tức là vì sao phải trả lương? Để trả lời câu hỏi này bạn phải định nghĩa ra rõ ràng được các khái niệm thế nào là thù lao, tiền lương, sức lao động... Nghĩa là mục đích của chính sách này công ty bạn áp dụng để làm gì?  Đồng thời nó cũng phải thể hiện được quan niệm trả công của công ty tức là các nguyên tắc mà công ty sẽ áp dụng là gì? Nó có thể bao gồm tính công bằng, minh bạch, hợp lý, hợp pháp, bảo mật... Có những nguyên tắc này sẽ thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện. Ví dụ như công ty bạn có chính sách bảo mật về lương nếu như 2 người làm cùng vị trí như nhau nhưng do sự thỏa thuận lương có thể khác nhau mà mức lương giữa 2 người khác nhau nên khi người có mức lương thấp hơn biết được và kiện cáo thì mình có thể dùng tính bảo mật để giải quyết lúc đầu vụ này. Như vì sao anh biết được lương của bạn kia đấy là vi phạm tính bảo mật lương, anh đang vi phậm quy định của công ty.. để chấn an lúc đầu sau đó có những biện pháp giải quyết khác.

-                 Thứ hai sau khi xác định được lý do vì sao phải trả lương cần phải tìm ra ai là người trả, ai là người nhận “Who”. Cơ sở dữ liệu để trả lời cho câu hỏi này sẽ được dựa vào đặc thù lao động, cơ cấu công ty, các hình thức làm việc và các hình thức giao kết hợp đồng của công ty.  Người trả ở đây đương nhiên là chủ doanh nghiệp, công việc tính lương này sẽ do một phòng chuyên trách đảm nhiệm tùy từng công ty mà có những tên gọi khác nhau và được thực hiện bởi nhân viên chuyên trách (bây giờ ở các doanh nghiệp hay gọi là cán bộ C&B). Người được nhận lương ở đây có thể là trực tiếp người lao động được nhận hoặc có thể là do người đại diện của họ (trong trường hợp công ty thuê bên ngoài làm thì tiền lương sẽ được trả cho người đại diện và người đó sẽ chi trả lại tiền lương). Ngoài việc được nhận tiền lương thì người lao động phải có trách nhiệm chứng minh và trách nhiệm tuân thủ. Nghĩa là họ phải chứng minh được như họ đã làm ở đây bao nhiêu ngày, thời gian như thế nào... khi gặp các sự cố ngoài ý muốn và phải tuân thủ theo yêu cầu mà công ty đã đề ra về vấn đề tiền lương. Và trong phần này công ty cũng nên đưa vào quy chế lương của mình các khái niệm về người lao động, phòng Hành chính nhân sự...

-                 Thứ 3 trả lương căn cứ vào đâu “What” ? Dựa trên yếu tố con người đó là đánh giá năng lực khả năng của từng người mà trả lương; công việc dựa trên tính chất của công việc để trả, kết quả của công việc, căn cứ Luật pháp hay dựa trên ý thích của chủ doanh nghiệp. Hình thức trả lương (nhiều người hay nhầm giữa hình thức trả lương và phương thức trả lương nên chú ý phương thức trả lương là cách thức mà người lao động nhận được lương như trả tiền mặt trực tiếp, trả thẻ...) dựa trên thời gian làm việc, năng suất của công việc hay hiệu quả làm việc.

-                 Thứ tư là sẽ trả bao nhiêu? “How many”. 

Thông thường thu nhập của người lao động sẽ bao gồm rất nhiều khoản như tiền lương cơ bản, tiền phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng, phúc lợi.  Cơ sở dữ liệu để trả lời cho câu hỏi này sẽ được dựa vào hện thống chức danh, khung năng lực, mức lương pháp định để trả lương cơ bản. Điều kiện làm việc, tính chất công việc, cơ cấu chức năng và chức danh, chỉ số định mức liên quan để trả phụ cấp. Tiền thưởng được trả dựa trên mục tiêu kết quả của công việc, quan điểm côn ty,.. Tiền phúc lợi sẽ được giả dựa trên những yếu tố như quan điểm của công ty, văn hóa, khả năng tài chính lợi nhuận... Trong phần này quy chế lương cũng cần nêu ra rõ ràng các khái niệm cụ thể, nó bao gồm những yếu tố nào, cách thức xây dựng và thực hiện như thế nào,...

-                 Thứ năm đó là khi nào thì người lao động sẽ nhận được lương “When” Mức lương được trả cho người lao động có nhiều mức khác nhau tùy thời điểm. Như khi thời gian người lao động thử việc họ sẽ được nhận mức lương thấp hơn khi được ký hợp đồng chính thức. Hay hàng năm tùy từng công ty tùy từng điều kiện tài chính và năng lực của người lao động mà họ sẽ có điều chỉnh lương khác nhau (thông thường đối với các công ty là điều chỉnh vào cuối năm để sang đầu năm là người lao động được hưởng mức lương mới).  Kỳ hạn trả lương cũng có 3 mốc quan trọng đó là ngày nào chốt lương – khoảng thời gian nào tính lương – ngày nào người lao động nhận lương. Và nhân sự không nên để vì lý do của mình mà để chậm thời hạn tính lương cho người lao động sẽ gây khó khăn cho cuộc sống của họ.

-                 Thứ sáu là làm sao để trả: thủ tục, quy trình để trả... “How process? How long? Where” .

-                Thứ bảy là phải kiểm tra lại “Check” xem việc trả lương có đúng không? Kiểm trả từ việc phát phiếu lương cho người lao động kiểm tra, kiểm tra cách tính lương có đúng không? Cũng như các hành vi sai trái thì sẽ bị xử lý như thế nào? Mức độ nào?

-                 Thứ tám xem việc trả lương có hợp lý hay không? “Control”  để phân tích đánh giá lại hiệu quả sử dụng quỹ lương cũng như có biện pháp điều chỉnh quỹ lương, hoạch định quỹ tiền lương cho năm sau.

Quy chế lương  cũng ảnh hưởng trực tiếp đến sự tăng hay giảm lương của người lao động

·        Chính sách tiền lương cần phải xây dựng như thế nào?

Muốn trả lời được câu hỏi này thì trước tiên chúng ta cần phải xác định xem ai sẽ xây dựng nó, trình tự xây dựng ra sao và tiêu chuẩn nào để xây dựng lên nó:

-                 Người xây dựng ở đây không chỉ có một người  mà nó cần có sự tham gia của một nhóm người hay nói cách khác nó được xây dựng dựa trên 4 bên: đó là chủ doanh nghiệp, phòng ban chuyên trác (nhân viên C&B, trưởng phòng Nhân sự, phòng Kế toán các trưởng phòng ban khác có liên quan). Đại diện của người lao động đối với công ty có Công đoàn thì sẽ là đại diện của Công đoàn tham gia. Đối tác hỗ trợ trong trường hợp công ty có thuê các chuyên gia từ bên ngoài về xây dựng chính sách.

Các bên ngồi lại với nhau để có thể đưa ra kết luận chung

-                 Để xây dựng một quy chế về lương thì doanh nghiệp cần phải có trình tự triển khai cụ thể có nhiều bước để xây dựng quy trình nhưng có thể tham khảo 6 bước dưới đây và trong mỗi bước lại có những yêu cầu khác nhau:

Bước 1: Khảo sát thông tin (những thông tin cần khảo sát mọi người có thể xem lại ở phần đầu mình đã đề cập tới). Các thông tin được thu thập yêu cầu phải đúng mang tính chân thật cao, đủ dữ liệu để xây dựng quy chế lương cũng như là đạt yêu cầu về chất lượng.

Bước 2: Soạn dự thảo.

Bước 3: Trao đổi – thảo luận: trên cơ sở của bản dự thảo các bên có liên quan sẽ ngồi lại với nhau trao đổi về bản dự thảo đó cũng như thảo luận các yếu tố chưa thống nhất quan điểm.

Yêu cầu đối với bước 2 và bước 3 là cần phải đạt được những thống nhất chung, được sự đồng ý của tất cả các bên có liên quan và nó có thêm những yếu tố độc đáo vừa có lợi cho doanh nghiệp lại vừa có lợi cho người lao động.

Bước 4: Trình duyệt sau khi các bên có được sự đồng thuật thì nó sẽ được trình lên người có thẩm quyền xem xét và ký duyệt.  Yêu cầu ở bước này cần đúng – đủ - được .

Bước 5:  Ban hành, hướng dẫn thực hiện.

Bước 6: Kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện nếu thấy có gì đó còn thiếu sót hay không hợp lý thì cần phải rà soát, thay đổi lại.

Sau phần chia sẻ của chị Hà về tổng quan chính sách lương thì hôm đấy mọi người còn được anh Uy chia sẻ những động tác giúp mọi người thư giãn tại nơi làm việc nữa, rất thú vị đặc biệt mình vẫn kết nhất câu “ Sướng chưa? Sướng chưa?” “ Chưa sướng, chưa sướng” … đến khi nào sướng rồi thì mới thôi. Mình cũng tìm được vài Link chia sẻ thêm về cách chữa mỏi mệt cho dân văn phòng mọi người có thể tham khảo thêm: Link1, Link2, Link3.

Hẹn mọi người vào sáng chủ nhật tuần sau với buổi học về cách tính lương, các hàm Excel hay sử dụng nhé.