Một buổi tối thứ 7 ngày đầu tiên
của tháng đầy đặc biệt. Mấy hôm trước trời mưa rả rích nhưng hôm nay đã có nắng,
ấm lên và đỡ ẩm hơn nhiều chắc cũng là tạo điều kiện cho mọi người đi tham gia
offline. Lần đầu tiên mình tham gia buổi off của nhóm anh Bình cũng đầy bất ngờ
vào phút gần chót :D.
Buổi off thứ 3 này có tất cả 14 bạn
tham dự tại MJ Cafe ngõ 100 Nguyễn Chí Thanh với sự chia sẻ rất nhiệt tình và đầy
chi tiết của chị Phoenix Thanh Hà với chủ đề khung năng lực của nhân viên hành
chính nhân sự.
Khi mới bắt đầu ra trường đi làm
thì công việc đầu tiên mà các bạn sinh viên học ngành Quản trị nhân lực sẽ khởi
nghiệp là từ vị trí nhân viên hành chính nhân sự. Mọi người bắt đầu bằng một
bài giới thiệu nhỏ về bản thân mình, thông điệp mà mình truyền tải cho mọi người
là gì và nỗi sợ hãi mà mình đang lo lắng. Chỉ qua màn giới thiệu nhỏ này nhưng
chị Hà muốn rèn cho chúng ta rất nhiều kỹ năng, đầu tiên là đối phó với tình huống.
Bởi lẽ người làm nhân sự là làm việc với con người, mà đã làm việc với con người
thì luôn luôn sẽ có những tình huống bất ngờ xảy ra mà ta không thể đoán trước
được. Trong mọi tình huống thì mình phải luôn giữ được sự bình tĩnh, khả năng ứng
phó thay đổi tình huống thật nhanh. Thứ hai đó là kỹ năng truyền đạt diễn tả lời
nói bời lẽ hàng ngày chúng ta sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều người không chỉ có
NLĐ, NSDLĐ, các cơ quan chính quyền mà còn có các đối tác (ứng viên, các tổ chức
dịch vụ cung ứng...) nếu tả không rèn cách diễn đạt mạch lạc, trôi chảy thì
chúng ta không thể diễn đạt cho họ hiểu được hết. Muốn có thể diễn đạt tốt thì
bạn cần phải có một vốn từ thật tốt, sâu rộng để có thể trình bày hiệu quả mà công việc này
được thể hiện qua việc soạn thảo văn bản rất nhiều. Đây chính là 3 kỹ năng quan
trọng đầu tiên mà các bạn sinh viên Nhân sự cần phải học cho mình ngay trước
khi ra trường.
Bạn đã có bao giờ hình dung ra một
ngày bạn nhận được thư mời làm việc tại vị trí hành chính Nhân sự của 1 công ty
thì hàng ngày bạn phải làm những công việc gì chưa? Chị Hà cũng đã chia sẻ cho
chúng mình về một ngày làm việc đơn thuần với những công việc cụ thể, rõ ràng
chi tiết.
·
Buổi sáng
Chào buổi sáng _ Bạn nhớ đến sớm nhé :D
Buổi sáng bạn thức dậy vệ sinh cá
nhân, ăn sáng và đến công ty. Hãy luôn nhớ 1 điều là nên đi làm sớm trước ít nhất
tầm 15 phút để bạn có thể chuẩn bị công việc được tốt nhất. Việc đầu tiên khi bạn
đến văn phòng là kiểm tra lại văn phòng của công ty chuẩn bị mọi thứ tốt nhất để
mọi người có thể làm việc. Có thể đơn giản như việc lấy nước cho mọi người, pha
một tách cafe cho sếp ... Nếu như công ty bạn có máy chấm công thì bạn không cần
phải chấm công nếu không có thì bạn sẽ là người trực tiếp. Và không bao giờ được
quên chào hỏi mọi người trong công ty chỉ là điều đơn giản nhưng hãy cố gắng
chào mọi người bằng nhiều cách chào khác nhau đó cũng chính là một bí quyết để
thành công, bạn có thể xem thêm tại Link.
Việc chào hỏi mọi người tưởng là một điều rất bình thường nhưng khi bạn chào hỏi
người khác bạn có thể cho họ niềm vui đầu giờ, làm cho họ cảm thấy thoải mái
ngay từ khi bước đến công ty với những câu chào kiểu như anh mới có cái áo mới
à đẹp quá, hay chị mới đổi kiểu tóc à xinh thế... Sau khi đã làm xong các công
việc đầu giờ này thì bạn cũng cần bắt tay vào làm công việc chính của mình chứ.
·
Buổi trưa
Giờ ăn đến rồi, giờ ăn đến rồi
Buổi trưa đến bạn làm gì tiếp? Tất
nhiên là phải nghỉ trưa rồi nhưng cũng đừng quên nhắc nhở mọi người nghỉ trưa nữa.
Đây là chỉ lời nhắc thể hiện thái độ quan tâm nên không phải ngày nào bạn cũng
nhắc và đối tượng nào bạn cũng nên nhắc mà có thể thỉnh thoảng và có những lời
nhắc thật nhẹ nhàng. Giờ ăn trưa là giờ mà người làm Nhân sự sẽ phải làm việc
nhiều mình phải chủ động trò chuyện với mọi người để xem họ cần gì, muốn gì và
có thể xem giúp họ được gì không. Ăn trưa xong mọi người có thể đi ngủ trưa
nhưng người mới đi làm như mình thì chưa chắc được nghỉ bởi trong công tác hành
chính của mình còn có nhiệm vụ kiểm tra lại đồ đạc nữa cơ mà :D.
·
Buổi chiều
Đến giờ quay lại làm việc rồi
Hết giờ nghỉ trưa rồi chúng ta lại
quay lại với công việc của mình thôi. Bắt đầu vẫn bằng việc nhắc mọi người là đến
giờ làm rồi. Sau khi nghỉ ngơi mọi người có thể rất uể oải không muốn làm việc
thế nên mình phải nhắc họ để họ có thể biết. Sau đó bạn cũng nên kiểm tra lại
văn phòng của mình và bắt tay vào làm việc của mình nhé. Đến cuối giờ bạn cũng
nên nhắc mọi người là đã hết giờ, có những người sẽ ở lại làm thêm giờ bạn cũng
nên biết lý do gì mà họ ở lại làm thêm. Kiểm tra lại văn phòng trước khi về,
bàn giao lại văn phòng và ra về. Một điều tuyệt đối rất quan trọng là trước khi
ra về hãy nhớ chào người bảo vệ công ty nhé :D.
Trên đây chỉ là một ngày làm việc
điển hình của một nhân viên hành chính nhân sự - vị trí đầu tiên mà nhiều khi
chúng ta sẽ phải làm sau khi ra trường. Tùy thuộc vào công ty, tùy vào quy trình
từng doanh nghiệp mà chúng ta sẽ có thể có những công việc khác nhau. Và hãy
luôn chủ động cho mình một tâm thể đó là chúng ta sẽ là người đến sớm và về muộn,
luôn quan tâm chăm lo cho người khác.
Đã có lịch trình cụ thể một ngày
rồi nhưng cụ thể công việc bạn phải làm là gì, bạn đã nắm được chưa? Chị Hà
cũng có chia ra làm 2 loại đó là công việc hành chính và công việc nhân sự.
· Hành
chính
Công việc hành chính mang tính chất
phục vụ cho sự vận hành của tố chức. Đây cũng là công việc mà bạn hầu hết các bạn
sẽ được giao cho làm đầu tiên khi bắt tay vào làm. Cụ thể hành chính sẽ có những
việc gì nào:
-
Bố trí văn phòng công tác này dựa trên công đoạn
phân tích nhu cầu, kế hoạch vận hành của công ty.
-
Chuẩn bị: chuẩn bị cơ sở vật chất,thống kê chính
sách, phổ biến hướng dẫn.
-
Cung cấp phục vụ bao gồm công tác lễ tân, lễ tiết,
lễ hội; văn thư lưu trữ; con dấu chữ ký; họp - báo cáo; đi lại công tác; cảnh
quan vệ sinh; an ninh trật tự; tài sản; giao dịch tài chính...
-
Hỗ trợ khắc phục: giám sát, hướng dẫn thủ tục,
khắc phục sự cố...
-
Tối ưu hóa công việc.
·
Nhân sự
Công tác nhân
sự sẽ phải làm gì nhỉ? Mọi người có hình dung ra được sau này mình sẽ phải làm
những gì chưa?
Các công việc nhân sự sẽ làm
Một tổ chức được
thành lập ra khi họ có công việc. Công việc lại được thực hiện bởi những con
người thế nên công tác quản trị nhân lực cũng được bắt đầu từ đây. Việc đầu
tiên đó là phải bố trí được lao động có nghĩa là phải phân tích công việc, lên
kế hoạch nguồn lực, tuyển mộ ứng viên và chọ lựa. Khi đã bố trí được lao động
thì ta sẽ phải bắt đầu khai thác nguồn năng lực ấy bằng các công việc định
khung năng lực, lập chỉ tiêu công việc, giao việc cho họ và hướng dẫn công việc.
Tiếp theo ta sẽ phải duy trì lao động: tạo điều khiện làm việc, trả thù lao, phúc
lợi và khen thưởng, môi trường làm việc, quan hệ lao động, truyền thông nội bộ
và văn hóa doanh nghiêp. Đã bố trí được lao động, khai thác được năng lực, duy
trì lao động thì phải phát triển được năng lực của người lao động bằng cách tạo
ra được lộ trình sự nghiệp cho họ, đào tạo huấn luyện. Trong quá trình phát triển
năng lực của người lao động nếu người nào không phù hợp với các yêu cầu của
công ty thì ta phải tiến hàng sàng lọc lao động bằng công việc đánh giá công việc,
đánh giá năng lực của người lao động nếu không đào tạo được nữa thì buộc phải
sa thải họ (công việc chắc là khó khăn đối với người làm nhân sự là đây).
Chị Hà cũng
chia sẻ thêm ở Việt Nam hiện nay trung bình một người làm nhân sự sẽ phụ trách
khoảng 70 người trong khi đó con số này ở Mỹ
hay các nước phương Tây là 2000 người – một con số chênh lệch quá lớn. Đối
với tổ chức thì bộ phận Nhân sự sẽ có vai trò gì bạn đã bao giờ nghĩ tới chưa?
Và nếu với giai đoạn của tổ chức thì bộ phận Nhân sự sẽ phải hành động như thế
nào để đảm bảo thực hiện vai trò của mình.
Vai trò của bộ phận Nhân sự đối với tổ chức
Vai trò của
người làm Nhân sự được thể hiện ở ba cấp đó là: hỗ trợ, thực thi; quản lý, vận
hành; và cuối cùng là hoạch định phát triển. Sinh viên mới ra trường như tụi
mình có thể làm được ở cấp thứ 3 nhưng chúng mình sẽ cố gắng phấn đấu để có thể
sớm lên được cấp thứ 1 chứ nhỉ :D.
Ngoài ra chị
Hà cũng mô tả rõ ràng công việc hành chính nhân sự đặc biệt là còn có một bản
mô tả công việc chị Hà phát cho rất cụ thể và chi tiết (mọi người liên hệ anh
Bình để biết thêm chi tiết nhé)
Ngoài ra còn
có cả lộ trình nghề nghiệp mà chị Hà chia sẻ nhé.
Lộ trình nghề Nhân sự
Với nghề Nhân sự bạn có thể bắt đầu ở vị trí thực tập sinh và nếu làm tốt thì ra khỏi trường bạn có thể trở thành được nhân viên chuyên trách về một mảng nào đó. Vậy nên nhớ tranh thủ thời gian này đi các bạn nhé. Chuyên tâm, học hành, nỗ lực và cả sự quyết tâm cao độ nữa.
Bạn thấy nghề
Nhân sự cần nhiều thứ không? Muốn theo nghề đó là sự cố gắng, nỗ lực, phấn đấu
không ngừng và rất nhiều thách thức. Đặc biệt khi mới bước chân vào nghề đó là
sự hỗn độn của công việc với một mớ bòng bong kiến thức bạn làm thế nào để vận
dụng nó về công việc. Đó là tiến độ và tiến độ bạn sẽ luôn bị sếp giục nhanh
lên, nhanh lên nhé. Nó còn là sự kêu ca phàn nàn của mọi người, bạn có làm tốt
đến đâu thì vẫn sẽ có những lời kêu ca của những người khồn đồng ý với. Nó còn
là sự phấn đấu học hỏi không ngừng để có thể phát triển trong công việc và điều
quan trọng hết cả là “hứa hẹn chỉ là hứa hẹn”.
Vậy nên muốn
làm Nhân sự bạn nên từ rèn cho mình những thứ như sau:
Tiêu chuẩn năng lực nghề Nhân sự
Và không quên cả 5 chữ T thành công nữa
5T thành công của người Nhân sự
Chúng em cảm ơn chị Hà vì một buổi tối ý nghĩa. Chúng em biết rằng học sẽ không đơn giản, học sẽ không nhàn nhã nhưng vì đam mê vì sự cố gắng chúng em sẽ cố gắng học và theo đuổi với cái đam mê mà mình đã chọn lựa.Cảm ơn anh Bình vì đã lập ra được một nhóm ý nghĩa và có thể tạo ra được những buổi offline ý nghĩa như thế này.Cảm ơn bạn Thanh đã bảo tớ cứ đi đi để tớ có thể mở mang thêm được nhiều điều mới và không quên tất cả những bạn đã tham gia hôm đấy nữa nhỉ?
Cùng nhau học tập, cùng nhau phấn đấu vì mục tiêu chung :D.
Một tuần cùng nhau hoàn thiện bài tập nữa chứ.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét