PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch –
Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là chu
trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming (vì thế có người còn gọi đây là
vòng tròn Deming) giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù
lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để
tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30.
Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.
Nội dung của các giai đoạn của chu trình
này có thể tóm tắt như sau (Các bạn cũng có thể xem chi tiết hơn tại Link):
·
Plan : lập kế hoạch, xác định
mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục
tiêu.
·
Do: đưa kế hoạch vào thực hiện.
·
Check: dựa theo kế hoạch để kiểm tra
kết quả thực hiện.
·
Act:
thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích
hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông
tin đầu vào vào mới.
Để
hiểu rõ hơn về PDCA chúng ta sẽ đi vào từng mục nhỏ của nó.
1.
Plan (lập kế hoạch)
Tại
sao phải lập kế hoạch? Cuộc sống của con người là những khám phá mới dài vô tận
thì tại sao lại cứ phải bó buộc nó vào những khuôn khổ. Trước khi học ở đây
mình cũng đã nghĩ thế nhưng khi có kế hoạch, mục tiêu rõ ràng cụ thể thì mới có
thể làm được mọi việc một cách suôn sẻ nhé.
Trong
PDCA sẽ có danh sách các công việc mà bạn cần làm được lấy từ mục tiêu của bản
thân đã lập ra theo bánh xe cuộc sống và nên chia nó theo các mục: phát triển
bản thân, sức khỏe, sự nghiệp, tài chính, các mối quan hệ, đóng góp cho xã hội,
tâm linh và giải trí.
Trong
một mục tiêu mà bạn đã đề ra hãy xác định nó theo 3W (What, When, Where) và 5M
(Man, Machine, Material, Menthol, Money)
·
What: tên công
việc mà bạn sẽ làm (ví dụ như đọc sách)
·
When: khi nào
bạn định làm công việc đó (ví dụ như vào buổi sáng)
· Where: những nơi nào mà ban dự định sẽ làm việc đó (như việc đọc
sách mình sẽ dự định đọc ở phòng trọ của mình)
· Man: ai sẽ cùng thực hiện công việc đó với bạn (như mình bạn
hay bạn sẽ phối hợp để làm việc đó với ai)
· Machine: máy móc, thiết bị sẽ hộ trợ bạn là gì (như máy tính, tai
nghe dành cho việc học tiếng Anh)
· Material: các vật liệu mà bạn sẽ sử dụng đến (như việc học tiếng anh
thì bạn phải cần đến bút, sách, giấy,..)
· Menthol: cách thức mà bạn dự định sẽ làm (ví dụ như đối với việc
tập thể thao bạn có thể đi bộ, đạp xe, đi bơi…)
· Money: số tiền mà bạn dự tính dành cho công việc đó, căn cứ trên
thực tế cũng như điều kiện thực tế của bạn (như để duy trì thói quen đọc sạch
mỗi ngày thì mỗi tháng mình quyết định đầu tư 80k vào tiền sách)
2.
Do (thực hiện)
Khi
đã lên được kế hoạch cho bản thân mình thì bạn phải bắt tay vào thực hiện thôi.
Điều đầu tiên khi bạn thực hiện nó là bạn
hãy xác định lại mục tiêu của bản thân mình đang ở mức độ ưu tiên nào theo hình vẽ dưới đây:
Những công việc mà bạn cần triển
khai ngay đó là những công việc mà bạn đặt ở vị trí ưu tiên số 1còn những công
việc khác tùy theo đó mà bạn đặt các mức độ khác nhau. Như đối với mình muốn
phấn đấu trở thành nhân viên Tuyển dụng trong năm nay thì ưu tiên hàng đầu bây
giờ của mình chính là việc học cách lập bản mô tả công việc, tìm hiểu tính cách
con người… thì mình sẽ phải dành nhiều thời gian hơn cho nó nữa. Còn đối với
nhưng việc không quan trọng nhưng khẩn cấp cũng cần phải chú ý thực hiện ngay
nếu không nó sẽ trở thành mức I như việc học thói quen ăn đủ 3 bữa/ ngày (đối
với tuổi trẻ bây giở ăn uống thường hay bị bỏ quên nhưng nếu không chú ý giữ
gìn sức khỏe thì rất có thể bị ảnh hưởng tới các công việc chung khác của mình.
Như thế thì kế hoạch trở thành nhân viên tuyển dụng của mình cũng sẽ bị chậm
hơn thì sao?)
Đã
có thứ tự thực hiện thì cần phải có mục
tiêu cuối cùng mà bạn hướng đến là gì? Như việc mình dự tính sẽ học thêm về
12 cung hoàng đạo mình đang cho nó ở mức 1 và kết quả mình mong đợi là mình có
thể nắm được các ý chính về các cung.
Cột
cuối cùng trong phần “Do” chính là thời
hạn hoàn thành nó là bao giờ. Như với việc tìm hiểu 12 cung hoàng đạo mình
dự tính sẽ hoàn thành trước ngày 30 tháng 11 này.
3.
Check (kiểm tra)
Trong
quá trình triển khai công việc bạn nên thường xuyên tiến hàng kiểm tra chất
lượng công việc thế mới có thể điều chỉnh lại sao cho phù hợp với yêu cầu đặt
ra. Việc kiểm tra có 3 giai đoạn là “pre check, check in, check out”. Trong
bảng PDCA thì phần “Do” sẽ gồm có 3 phần đó là:
· Pre check: kiểm tra trước khi thực hiện công việc. Như để tiến hành
việc tập thể dục bằng đi bộ mình nên kiểm tra lại các dụng cụ hỗ trợ công việc
đó, thời tiết, việc đi bộ có phù hợp với sức mình không... Việc kiểm tra được
thực thực hiện theo nguyên tắc: khách quan (nên hỏi ý kiến của người khác), phù
hợp (có sự phù hợp về tiền bạc, thời gian thực hiện…)
· Kết quả
thực tế: kết quả công việc thực tế mình
diễn ra như thế nào? Như mình đã từng có kế hoạch dùng được phần mềm Open
Office vào tháng 10 nhưng đến nay mình chưa làm được vậy mình chưa hoàn thành
mục tiêu đã đề ra.
· Nguyên
nhân: kiểm tra sau khi công việc đã kết
thúc, đánh giá xem lại kết quả để từ đó có sự điều chỉnh cho hợp lý. Nguyên
nhân của việc mình chưa dùng thành thạo Open Office vì mình có cài nhưng do máy
tính mà mình chưa cài thành công.
4.
Act (đối sách)
Bước cuối cùng là bạn phải đối sách lại, tìm các biện pháp
để điều chỉnh nó cho phù hợp hơn nữa. Bạn có thể nhìn theo hình vẽ dưới đây:
TT
|
Mục
tiêu |
Plan
|
Do
|
Check
|
Act
|
|||||||||||
What
|
When
|
Where
|
Man
|
Machine
|
Material
|
Menthol
|
Money
|
Mức độ
quan trọng |
Kết quả
mong đợi |
Thời hạn
hoàn thành |
Pre check
|
Kết quả
|
Nguyên nhân
|
|||
Nhưng có điều lưu ý là khi thực hiện PDCA sẽ có rất nhiều thay đổi không phải mà bạn có thể dễ dàng có thể đi từ Plan đến Do đến Check và cuối cùng đến Act. Chu trình vận hành của nó mọi người có thể xem ở hình vẽ dưới đây:
Với
PDCA bạn sẽ biết cách làm việc thế nào cho hiệu quả hơn. Đây là những tìm hiểu
của mình, mọi người có thể chia sẻ thêm cho những mình nhé :D
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét